GDPR Privacy Verklaring

(Versie 25-05-2018)

Algemeen

KVV Laarne-Kalken hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KVV Laarne-Kalken houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring. Verder is de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. (Zie verder)

Als KVV Laarne-Kalken zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige, toekomstige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door KVV Laarne-Kalken verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst);
  • het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
  • het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding;
    • Clubadministratie (gerechtvaardigd belang);
    • Sportieve administratie in het kader van stages, kampen, ….;
  • het deelnemen aan competities en tornooien;
    • Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang);
    • Organisatie van een recreatief sportevenement;
  • organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst);
  • promotie, PR en communicatie waaronder
    • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang);
    • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming);
    • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang);
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Welke gegevens verwerken we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij op vraag van de Belgische Voetbal Federatie de volgende persoonsgegevens van u vragen (en opslaan) (verzamelen) (verwerken) :

  • identificatiegegevens : naam, voorna(a)m(en), adres, roepnaam, pasfoto
  • privé-contactgegevens :  telefoonnummer, e-mail, adres
  • identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
  • rijksregisternummer
  • persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
  • opleiding en vorming
  • sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
  • beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
  • medische gegevens / gezondheidsgegevens specifiek van toepassing op het vervullen van onze hiervoor omschreven doeleinden (bv medisch attest noodzakelijk om een speler een leeftijdscategorie lager te laten spelen)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • de registratie van leden bij de Belgische voetbalfederatie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden. Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers.

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …);
  • subsidiërende overheden;
  • partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
  • de sportfederatie, zijnde de Koninklijke Belgische Voetbalbond & Voetbal Vlaanderen.
  • Ressorteren hieronder tevens de medische en paramedische beroepen die bv in geval van een ongeval tijdens training/wedstrijd de gegevens van de gekwetste speler nodig (kunnen) hebben.

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.  In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacyregelgeving.

Bewaartermijn.

KVV Laarne-Kalken bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtneming van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

KVV Laarne-Kalken verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan nodig of maximaal 5 jaar na laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking, tenzij de wet een langere bewaartermijn oplegt.

Beveiliging van de gegevens.

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking :

  • alle personen die namens KVV Laarne-Kalken van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord-beleid op al onze systemen;
  • we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt slechts toegang verleend tot je bewaarde gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Uw rechten omtrent uw gegevens.

U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de bewaarde persoonsgegevens  die we van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

U hebt het recht op informatie: U mag (schriftelijk) vragen welke gegevens van u verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom wij deze persoonsgegevens nodig hebben of gebruikt hebben en hoe lang ze bewaard worden.

U hebt het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer we algoritmes gebruiken om, zonder fysieke tussenkomst van een natuurlijke persoon, bepaalde gevolgen  te trekken uit (een deel van) uw bewaarde gegevens, dan kan u u hiertegen verzetten.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo hebt u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uwzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.  

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

Klachten.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

De privacycommissie is te bereiken op de volgende co-ordinaten:

    • Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
      Drukpersstraat 35
      1000 Brussel
      Tel.: 0032/2/274.48.00
      mail: commission@privacycommission.be

Wijziging privacy statement.

KVV Laarne-Kalken kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website www.kvvlaarnekalken.be . De laatste wijziging gebeurde op 25/05/2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail naar communicatie@jeugdkvvlaarnekalken.be als u deze wilt raadplegen.

De samenwerking stopt met onmiddellijke ingang indien we bij aanvang geen enkel persoonsgegeven mogen ontvangen/bewaren dan wel nadien gevraagd wordt alle gegevens te wissen, minstens die gegevens waardoor de werking van de club / het specifieke elftal onmogelijk wordt. (Vb Info scheidsrechtersblad ed.)

 

Met Sportieve Groeten